Práticas como a auditoria condominial é fundamental para a transparência nos valores financeiros
Uma boa gestão condominial exige transparência em todas as etapas, afinal, essa é uma área que movimenta muito dinheiro por mês/ano. O síndico é, justamente, a pessoa dedicada a administrar todos os processos financeiros e de gestão do condomínio, em busca de trazer transparência e valor ao imóvel.
Essa é uma função que exige um certo conhecimento financeiro, de gestão e administração, porque é o síndico que recebe o dinheiro de todos os moradores, recorrente a taxa condominial, sendo direcionado aos pagamentos de todas as despesas, manutenções, reparos de emergência, reformas e qualquer outro fator que seja a favor de melhorias das estruturas do prédio.
Mas, o que mais acontece são casos de desconfianças, erros e até mesmo desvios e fraudes, justamente por não ter como regra uma prática de controle e transparência das ações, que devem ser compartilhadas com todos os moradores para que eles saibam o destino e finalidade do dinheiro.
Isso, considerando sempre o que for necessário para usar qualquer quantia em finalidades não previstas antecipadamente, deverá ser convocada uma assembleia para que os moradores decidam se são a favor ou não, porém, ainda nessas condições, o número de desvios e irregularidades são altos.
O que pode ser feito para oferecer proteção ao trabalho do síndico diante de qualquer denúncia, e evitar erros e fraudes? Já que se tratando do meio condominial, podem existir diversas formas.
Quais são as principais fraudes e desvios em condomínios?
Assim como é comum a existência de fraudes condominiais, também é perceptível que podem haver desconfianças de outros moradores diante do trabalho do síndico, principalmente quando não existe uma cultura de respaldo das ações. Como dissemos anteriormente, isso ocorre porque qualquer serviço ou compra efetuada pelo condomínio é passível de fraudes, entre elas:
- Não pagamento dos impostos/encargos;
- Obras emergenciais constantes;
- Superfaturamento de serviços;
- Gastos com a “conta-caixa”.
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Por muitas vezes se tratar de um número alto de moradores e, por consequência, uma boa quantidade de dinheiro, combinado à pouca transparência, esses desvios e erros só são observados após algum tempo e, muitas vezes, somente depois de uma análise ou prestação de contas.
O que fazer em caso de suspeita de desvios e irregularidades?
Assim como existem diversas formas de um síndico realizar fraudes ou cometer erros, também podemos contar com alguns processos responsáveis por identificar, melhorar e evitar esse tipo de irregularidade, a mais eficiente delas é a auditoria condominial.
A auditoria é um serviço realizado por uma empresa independente — como o Grupo IAUDIT—, em busca de oferecer mais transparência nas etapas financeiras e de gestão do condomínio, diante do síndico e moradores.
Ela visa analisar valores, prestação de contas e conferir todas as entradas e saídas de dinheiro, a fim de levar segurança para todos os envolvidos, identificando fraudes, e principalmente, evitando erro, além de gerar valor ao condomínio, por este motivo, ela pode ser solicitada tanto pelos moradores, como pelo próprio síndico.
Para isso, existem alguns tipos de auditorias, o Grupo IAUDIT trabalha com as duas principais do mercado, sendo elas:
Auditoria preventiva – A auditoria preventiva, ou mensal, é um investimento para o condomínio, já que ela busca a revisão, prevenção e melhoria de práticas que poderiam colocar a integridade da gestão condominial em risco, além de entender se o gerenciamento corresponde com as diretrizes.
Com ela é possível prevenir e acompanhar mensalmente a pasta de prestação de contas, notas fiscais, contratos, processos, inadimplência e contabilidade, para evitar desvios, erros, má gestão e até mesmo demandas jurídicas. Deve ser realizada de forma constante, pois assim as chances de irregularidades são quase nulas, em contrapartida, o valor do imóvel se torna maior, assim como o trabalho do síndico diante dos moradores.
Auditoria investigativa – Diferente da preventiva, a auditoria investigativa é feita uma vez ao ano, quando existe alguma desconfiança sobre a gestão e números financeiros. Nela, é feita uma análise detalhada para entender se os recursos financeiros do empreendimento estão sendo gastos da forma correta, ou seja, sem irregularidades, fraudes ou desvios.
Veja também: 3 motivos para realizar a auditoria preventiva no seu condomínio
É a partir desse modelo de auditoria que se torna possível comprovar casos de fraudes, desvio de recursos e desfalques no gerenciamento das contas. Com isso, a prática gera transparência à gestão do síndico, além de auxiliar no esclarecimento de dúvidas na prestação de contas.
Podemos afirmar que a falta de fiscalização e a ausência de um controle rigoroso dos gastos condominiais podem possibilitar o surgimento desses erros, portanto, podemos ver que, com o acompanhamento correto, a auditoria pode se tornar uma grande aliada dos condomínios.
A participação ativa dos conselheiros também é fundamental, assim como acompanhar a prestação de contas, participar das assembleias e ter envolvimento dos moradores nos assuntos do condomínio são práticas essenciais.
