Como a tecnologia ajuda na construção de um sistema de compliance?

Estratégias eficientes que otimizem o tempo e o trabalho do sistema de compliance

O sistema de compliance é uma forma eficaz de manter processos e operações alinhados com a lei, garantindo total comprometimento aos objetivos pré-determinados pelos sócios de uma empresa. 

Com a tecnologia ganhando cada vez mais espaço no mundo corporativo, principalmente em decorrência da pandemia da Covid-19,  é preciso estar atento em como ela pode colaborar com processos no trabalho e como pode ser um grande problema com relação à legislação. 

Dessa forma, é possível identificar que,  realizar um sistema de compliance em uma corporação vai muito além de manter todas as relações seguindo as devidas regras. Passa a ser uma questão de segurança e atenção no dia a dia de todos os colaboradores e por isso precisamos saber as formas de manter a tecnologia e as boas práticas em sintonia. 

O que é um sistema de compliance? 

A palavra compliance tem sua origem do inglês “to comply”, que tem como significado literal “cumprir”, ou seja,  realizar o que foi solicitado. Um sistema de compliance analisa todos os procedimentos e verifica se estão dentro das leis, detectando previamente possíveis fraudes ou ocorrências por irregularidades. 

O cumprimento das normas pode afetar não apenas os empresários, mas também todos os funcionários de uma empresa que precisam seguir os regulamentos internos e externos da área em que atua. 

Por exemplo: o profissional focado em compliance, precisa avaliar se questões trabalhistas, fiscais, financeiras, ética, entre outras, estão sendo bem administradas e ocorrendo na devida ordem. 

A tecnologia como aliada 

Para que um sistema de compliance seja um serviço completo, a investigação pode contar com um time especializado, que, normalmente, divide as tarefas encontrando, por fim, a solução ideal do cumprimento de regras. 

É nessa questão que a tecnologia é fundamental, uma vez que, para conseguir colocar em prática todas as vistorias, o uso de ferramentas especializadas e personalizadas se tornam importantes. 

LGPD

Já que o sistema de compliance trabalha com leis, nada mais justo do que começar o procedimento seguindo a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (n° 13.709/2018). Isso porque, o primeiro passo para analisar se tudo está funcionando corretamente é recolher os dados de todos os contribuintes. 

Nesse ponto os especialistas em compliance precisam receber um treinamento, para que se comprometam a colaborar com a ética e moralidade na hora de realizar as atividades designadas. 

Benefícios

Para otimizar todos os processos e fazer com que nenhum cumprimento de lei passe despercebido, é necessário que o sistema de compliance se alie às tecnologias. Muitas vezes eles podem, inclusive, barrar sites, softwares ou aplicativos usados na empresa, que tragam algum risco de confiabilidade. Por essa razão, o trabalho garante algumas vantagens, como: 

  • A diminuição, natural, de falhas humanas; 
  • A melhoria do fluxo de trabalho, encontrando possíveis problemas rapidamente de forma precisa; 
  • A integração com sistemas públicos, facilitando a troca de informações; 
  • Atualizações constantes que ficam armazenadas, sendo difícil perder ou alterar dados. 

Um ponto importante que não pode ser esquecido é que para que tudo seja realizado com muito respeito, um canal de denúncias pode ser aberto. Isso se torna essencial, pois, todos os funcionários passam a se sentir mais seguros para expor ocorrências que vão ser analisadas pelo sistema de compliance

Colocando em prova que as questões não são apenas sobre a empresa e como ela se relaciona com o mercado, os colaboradores ajudam para cumprir efetivamente todas as leis.

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