Como a pandemia do COVID 19 está influenciando a Governança Corporativa das Organizações e seus respectivos PCN´s

As boas práticas de governança corporativa orientam que tão importante como avaliar a 1º linha de defesa da organização (riscos do negócio), é a avaliação dos demais órgãos de governança (2º e 3º linhas de defesa) considerando os riscos atuais e potenciais riscos futuros das instituições.

1. A primeira linha de defesa é a avaliação dos riscos do negócio; esta avaliação, a priori, deve ser feita e monitorada pelos Gestores da linha de frente das áreas: crédito, cobrança, compras, vendas, linha de produção, etc),
2. A segunda linha de defesa é a que monitora as atividades executadas pelos Gestores e suas respectivas áreas. São a segunda linha de defesa: o compliance, a controladoria, os indicadores de performance e qualidade, contabilidade, dentre outras)
3. A terceira linha de defesa é a avaliação da auditoria interna, com independência de reporte em Comitês, e pode ser externa, que é executada por auditores independentes realizando serviços de auditoria interna, auditoria externa, órgãos reguladores e Comitês diversos.

O adequado relacionamento destas três linhas de defesa é primordial para a definição da maturidade do sistema de controles internos das organizações e devem estar claramente evidenciadas, monitoradas e testadas nos PCN´s – Planos de Continuidade de Negócios das empresas.

No momento da quarentena pelo COVID 19 recomendada pelos órgãos de saúde, nacionais e internacionais, muitas empresas estão operando com os procedimentos esperados em um PCN, independentemente se este PCN:

– está formalizado e foi idealizado e testado no momento e de forma correto e oportuna ou

–é informal e foi implementado com a necessidade imediata de sobrevivência do negócio.

Evidente que o formal e testado tende a ser muito mais eficiente e seguro para a Organização do que o informal e emergencial.

Não há dúvidas que tanto em um PCN formal quanto informal, todas as áreas das empresas estão sendo colocadas à prova para a manutenção dos cenários de riscos traçados (mesmo que não formais e registrados em matrizes de riscos e controles) por estas mesmas áreas (linha de defesa primeira acima explicada).

Questões básicas, que você pode fazer ao seu negócio:

1. A qualidade, produtividade e segurança das atividades do dia a dia estão sendo feitas no mesmo padrão que estariam sendo feitas no ambiente do escritório?
2. Como está a segurança dos dados e informações?
3. Nosso Código de Conduta, e demais políticas de compras, anticorrupção, de PLD, plano de alçadas, estão sendo seguidos semelhante se as atividades estivessem sendo feitas em nosso escritório?
4. O PCN atual da empresa – formal ou não – está sendo executado? A empresa ‘’está rodando’’? Tenho certeza de que a eventual ampliação do tempo de atividade remota (home office) não irá comprometer a operacionalidade atual?
5. As leis com vigência futura, como por exemplo a LGPD, que entra em vigor em 01.01.2021, serão adequadamente cumpridas?
6. As atividades de Compliance e Auditorias Interna e Externa estão sendo executadas com o mesmo rigor que estariam se as atividades fossem executadas no ambiente do escritório?
7. As leis de países relacionadas aos meus negócios não serão afetadas com as atividades que estão sendo executadas neste período de crise, tais como FATCA, GDPR, FCPA e outras?
8. Estamos preparados para a provável volta ou descompasso da economia do país?
9. Os futuros gestores herdarão uma empresa e ambiente de trabalho igual ou melhor do que o que tínhamos antes da pandemia?
10. Estamos preparados para os efeitos internacionais que tendem a acontecer durante e após o esperado fim da pandemia, como novos concorrentes, novos capitais, novos investidores?
11. A mudança de hábitos, costumes e novas tecnologias, esperados para o pós pandemia, serão adequadas e oportunamente absorvidos pela empresa?
12. Os três grandes pilares de um adequado PCN, que deve ser precedido pelo BIA – Business Impact Analyses, são claramente entendidos pelos Gestores “core” da empresa? São os três pilares: 1. decisão de entrar em contingência; 2. administrar a contingência e seus efeitos e 3. retornar à vida normal com adequada atualização das bases de dados e procedimentos.

Se você entender que a resposta a qualquer destas questões seja “não” ou “talvez”, não hesite em procurar a IAUDIT. Estamos aqui para auxiliá-lo.

Esta fase certamente passará e sairemos muito mais fortes, mas é inevitável avaliarmos que muitos riscos negativos poderão ser materializados e que poderiam ser evitados se as organizações investissem algum tempo e esforço em controles, mapeamentos, verificação de procedimentos, como por exemplo do programa de integridade, do PCN, enfim, sem perder o foco das atividades principais, evidentemente!

Rodrigo Abbruzzini

[email protected]

 Head de GRC e Auditoria da IAUDIT