A auditoria interna é essencial para a conformidade e transparência condominial
Recentemente, cerca de 40 condomínios em São Paulo foram lesados por uma administradora que alegou problemas financeiros, sendo suspeita de desviar aproximadamente R$30 milhões das contas bancárias dos empreendimentos. Mas, o que poucos sabem, é que este não é um caso isolado e acontece com uma certa frequência há muito tempo.
Por ser uma atividade que gera um alto fluxo de entrada e saída de dinheiro e um manejo constante de recursos, muitas vezes acaba ocasionando uma falta de controle entre a administração, síndico e moradores, que acabam cometendo irregularidades.
Por isso, é fundamental ficar atento e realizar práticas que buscam mitigar esse tipo de problema, como, a implantação de regras de accountability (prestação de contas) e a adoção de compliance (boas práticas de governança), que é a principal.
Um programa de compliance correto é estruturado por: canal de denúncias, background check e auditorias preventivas. São práticas que podem ser realizadas em conjunto para garantir que o condomínio esteja em conformidade com as leis, e dessa forma evitando erros, irregularidades e, principalmente, fraudes.
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Papel da administradora de condomínios
A grande parte desses empreendimentos são geridos pelo síndico, porém muitos deles não possuem todo conhecimento financeiro necessário para uma gestão eficiente. Para isso, grande parte realiza a contratação de uma administradora de condomínios para auxiliá-los na rotina de pagamento de suas contas e nivelamento dos direitos e deveres dos moradores, realizando funções de gestão financeira, administrativa e recursos humanos, quando necessário.
Porém, para garantir legitimidade em todos os processos, também é preciso a contribuição dos moradores para atuar de forma ativa nos processos, principalmente quando envolve a parte financeira.
Isso porque, a Lei n.º 459 de 1964, possui algumas normas gerais que devem ser seguidas em todos os condomínios pelos proprietários e locatários, além disso, a participação nas assembleias possibilita uma administração condominial muito mais segura.
Saiba quais são os tipos de fraudes condominiais
É preciso entender que existem diversos tipos de fraudes que podem ocorrer em um condomínio, afinal são diversos moradores e, consequentemente, uma quantidade grande de reparos e manutenção, gerando um gasto alto no financeiro. Mas, existem as principais fraudes que mais ocorrem, são elas:
- Notas fiscais com valor maior;
- Desvio de dinheiro;
- Duplicidade de pagamentos;
- Não cumprimento de obrigações trabalhistas;
- Desvio do fundo de reserva;
- Superfaturamento.
Como a auditoria condominial pode contribuir para mitigar fraudes internas?
Como já falamos anteriormente, a implementação de práticas de compliance é essencial para evitar ações fraudulentas e atitudes antiéticas. A auditoria é uma prática que contribui para duas situações: investigação e prevenção, sendo um dos principais meios para garantir a conformidade em todos os processos condominiais.
A auditoria interna tem, exatamente, o objetivo de facilitar o trabalho do síndico e da administradora do condomínio, ajudando a trazer bons resultados e permitindo uma observação mais rápida de possíveis desvios e atos de má gestão que possam estar ocorrendo na gestão financeira.
Com a realização correta da auditoria interna é possível aplicar recursos em questões mais urgentes, além de melhorar o relacionamento entre os moradores, através do aumento da confiança e da transparência na prestação de contas, já que a prática permite acompanhar e avaliar a gestão do condomínio em toda sua totalidade.
Mas, é importante que essa avaliação seja realizada por alguém de fora, para realmente garantir a conformidade em todos os processos, como o serviço que o Grupo IAUDIT realiza, que utiliza de uma tecnologia de ponta para garantir eficiência em todos os processos administrativos e a legalidade das informações obtidas. Além disso, para a contratação, primeiro deve ser colocada em pauta durante uma assembleia, após aprovado por todos é possível realizar duas formas de auditoria:
Leia mais: 3 motivos para realizar a auditoria preventiva no seu condomínio
Preventiva – Esse tipo de auditoria é geralmente realizada em condomínios com fluxo intenso de caixa, usada para auxiliar o síndico na contabilidade, revisando contas e evitando problemas futuros, conseguindo identificar falhas ainda em estágio inicial.
Investigativa – Esse modelo é feito de forma emergencial, sendo a mais usada nos condomínios. Ela é solicitada, justamente, quando existe desconfiança de erro ou falha no processo de administração, neste caso, o erro já aconteceu, por isso, ela atua supervisionando todos os processos detalhadamente, para impedir que esses problemas cresçam e se acumulem.
Além disso, outras ações do compliance condominial também são importantes em um condomínio, pois é possível adotar diretrizes e procedimentos corretos, que sigam as estratégias aprovadas nas assembleias.
Com isso, adquirir diversas vantagens que vão desde minimizar erros, gerar credibilidade e transparência, além de valorizar o imóvel diante ao mercado e possíveis moradores.
Todas essas regras e normas tem como objetivo proporcionar aos condôminos segurança, bem-estar, boa convivência e, principalmente, que todas as contas estejam sempre bem geridas e em dia em termos de obrigações e cumprimento de prazos.
